Giải quyết vấn đề theo sơ đồ xương cá

Sơ đồ xương cá còn được gọi là sơ đồ Ishikawa, theo tên người tạo ra nó – Kaoru Ishikawa, hay sơ đồ xương cá/ sơ đồ nhân quả. Biểu đồ xương cá thường được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ, để khắc phục sự cố trong quản lý chất lượng hoặc phát triển sản phẩm. Chúng cũng được sử dụng trong các lĩnh vực sản xuất, trong kinh doanh, trong học tập.

Sơ đồ xương cá là một công cụ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một khiếm khuyết, biến thể, lỗi của một quy trình nào đó. Biểu đồ này có hình dạng giống như một chiếc xương cá, với phần đầu là vấn đề cần giải quyết, các xương nhỏ hơn là những nguyên nhân của vấn đề.

Sơ đồ xương cá được phát triển bởi Kaoru Ishikawa, một kỹ sư người Nhật Bản. Ông đã sử dụng biểu đồ này để phân tích các nguyên nhân của các vấn đề trong sản xuất. Kể từ đó, biểu đồ xương cá đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm sản xuất, quản lý, giáo dục, y tế,...

Biểu đồ xương cá Ishikawa 6M được áp dụng vào sản xuất, kinh doanh với 6 yếu tố cơ bản, bao gồm:

Nguyên liệu chính là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất, vì nếu thiếu nguyên liệu thì không thể tạo ra được sản phẩm hoàn chỉnh. Đặc biệt, người tiêu dùng ngày nay thường rất quan tâm đến chất liệu của sản phẩm, vì vậy nếu một sản phẩm không có được đánh giá tốt, nguyên vật liệu có thể là một trong những yếu tố cần xem xét đầu tiên. Việc lựa chọn nguyên liệu không phù hợp có thể gây giảm chất lượng sản phẩm, làm tổn thương uy tín của doanh nghiệp và gây lãng phí trong quá trình sản xuất.

Trong 6M, nhóm nguyên nhân này được xem là khá hiếm và khó điều khiển nhất vì nó có liên quan trực tiếp đến con người và quá trình sản xuất. Chất lượng của sản phẩm có thể bị ảnh hưởng nếu có sự thiếu sót về kỹ năng, chuyên môn hay sự bất cẩn của nhân viên.

Một số yếu tố môi trường không thể kiểm soát trước, ví dụ như thời tiết, lũ lụt, động đất, hỏa hoạn,... Mặc dù có một số yếu tố môi trường có thể được dự đoán và có khả năng kiểm soát, nhưng cũng có những yếu tố không thể tránh khỏi.

Nếu không thực hiện việc nâng cấp và bảo trì máy móc, thiết bị đều đặn, có thể dẫn đến sự hỏng hóc và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của con người. Chính vì vậy, nếu xảy ra vấn đề, yếu tố này cũng cần được xem xét và cải thiện.

Nếu xảy ra sai sót trong quy trình hoặc phương pháp sản xuất, điều này sẽ dẫn đến việc tạo ra các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn hoặc gây ảnh hưởng đến các giai đoạn khác. Ngay từ đầu, cần có một phương pháp tối ưu và được thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi áp dụng vào sản xuất, kinh doanh.

Các phương pháp kiểm tra bao gồm kiểm tra thủ công và tự động cùng với việc sử dụng các phép đo vật lý như khoảng cách, thể tích, nhiệt độ, áp suất,... Tuy nhiên, nếu các phép đo không nhất quán, sẽ làm cho việc sử dụng dữ liệu trở nên khó khăn trong việc đưa ra các kết luận nhất quán để tìm ra nguyên nhân.

Cách triển khai vẽ sơ đồ xương cá

Bước đầu tiên xác định vấn đề rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu và giải quyết vấn đề. Có thể sử dụng 5W1H (What, Who, When, Where, Why, How) để trả lời các câu hỏi: Vấn đề là gì, Ai có liên quan, Khi nào xảy ra, Xảy ra ở đâu, Tại sao xảy ra, và Xảy ra như thế nào. Có thể viết vấn đề vào ô bên phải của tờ giấy và sau đó vẽ một đường ngang chia tờ giấy thành hai phần, tạo thành đầu và xương sống của cá.

Chẳng hạn: hãy thử tưởng tượng website có tỷ lệ thoát cao. Khi xem dữ liệu, vấn đề lớn nhất được ghi nhận là tốc độ tải trang trên điện thoại cực kỳ chậm. Khi đội ngũ Marketing thảo luận, mọi người quyết định đây là chỉ số chính cần cải thiện. Mục tiêu lúc này được đặt ra tăng tốc độ tải trang trên mobile lên 1,5s. Khi vấn đề được xác định rõ ràng, cụ thể thì việc xác định nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Ứng với mỗi nhân tố, vẽ ra từng nhánh xương cá cụ thể. Có thể liệt kê các yếu tố ảnh hưởng trong sơ đồ xương cá 6M bao gồm: vật liệu, máy móc, con người, quy trình/phương pháp, môi trường, đo lường. Nếu hoạt động theo nhóm, hãy sử dụng kỹ thuật Brainstorming để tìm giải pháp phù hợp. Với việc xác định các nhóm nguyên nhân cơ bản, ta có thể tiếp cận vấn đề một cách hệ thống.

• Có sự thử nghiệm và xử lý đúng cách với nguyên vật liệu hay chưa?

• Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng không?

• Quy trình mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp có được xác thực chưa?

• Có sẵn nguyên vật liệu thay thế hay không?

• Nhân viên có đủ kinh nghiệm và năng lực để thực hiện nhiệm vụ không?

• Nhân viên có được đào tạo bài bản để tham gia vào quy trình sản xuất không?

• Nhân viên có được đáp ứng đầy đủ chế độ và bảo hiểm không?

• Có tình trạng quá tải công việc đối với nhân viên/ công nhân không?

• Nhân viên có bất mãn gì với nhiệm vụ hiện tại không?

• Sự biến đổi của nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng,... có ảnh hưởng quy trình sản xuất hay không?

• Các yếu tố môi trường liên quan đến quá trình sản xuất có đáp ứng đủ tiêu chuẩn không?

• Người lao động có bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường không?

• Máy móc có được lập trình và vận hành đúng không?

• Máy móc có được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ không?

• Việc vận hành máy móc có ảnh hưởng gì cho người lao động và môi trường không?

• Máy móc đã đạt đến giới hạn và khả năng sử dụng của nó chưa?

• Máy móc có hỏng hóc gì chưa bảo trì không?

• Các phương pháp mới đã được kiểm định kết quả hay chưa?

• Công nhân có được trang bị đầy đủ máy móc cần thiết để vận hành quy trình một cách trơn tru không?

• Phương pháp có được liên tục cập nhật và cải tiến không?

• Môi trường có ảnh hưởng đến tính chính xác của việc đo lường không?

• Việc đo lường, đánh giá có bao gồm đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết chưa?

• Việc đo lường này có đạt độ chính xác 100% không?

Đến bước này, chúng ta đã có một biểu đồ xương cá đầy đủ, thể hiện chi tiết các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bằng cách sử dụng 5W1H, có thể điều tra sâu hơn về vấn đề và kiểm tra nguyên nhân còn tiềm ẩn gián tiếp gây ra vấn đề.

Nguồn: st